De zomer is voorbij, de vakantiefoto’s zijn gedeeld en de eerste collega’s druppelen weer binnen. Na een paar weken met halfvolle bureaus en dichte ramen ziet de werkplek er vaak minder uitnodigend uit dan je zou willen. Stoffige schermen, verschoven stoelen en een koelkast vol vergeten etenswaren: het hoort er een beetje bij, maar het is ook een mooi moment om de boel eens goed na te lopen.
Als werkgever heb je nu de kans om je team een frisse start te geven. Met een paar gerichte controles zorg je ervoor dat iedereen weer prettig, gezond en zonder ergernis aan het werk kan. Deze vijf zaken verdienen je aandacht.
1. Een grondige schoonmaakronde
Tijdens de vakantieperiode wordt er vaak minder intensief schoongemaakt, en stof verzamelt zich ongemerkt op plekken waar niemand kijkt. Plan daarom voor de eerste werkweek een extra schoonmaakbeurt. Denk aan toetsenborden, telefoons, deurklinken en de pantry, want juist daar komen veel handen samen.
Vergeet ook de koelkast en de koffiemachine niet. Een ontkalkte machine en een lege, schone koelkast lijken details, maar ze bepalen voor een groot deel hoe welkom mensen zich voelen op hun eerste dag terug.
2. Stoelen en bureaus opnieuw instellen
Tijdens de zomer schuiven vervangers, stagiairs of schoonmakers nogal eens met meubilair. Het gevolg: stoelen staan op de verkeerde hoogte en bureaus zijn niet meer afgestemd op de vaste gebruiker. Moedig je medewerkers aan om hun werkplek opnieuw in te stellen voordat ze er weer uren achter zitten.
Een goede zithouding begint met de basis: voeten plat op de grond, knieën ongeveer in een hoek van negentig graden en de onderarmen ontspannen op het bureaublad. Wie een zit-sta-bureau heeft, doet er goed aan om meteen weer een ritme van afwisselend zitten en staan op te pakken.
3. Beeldschermen en verlichting
De bovenkant van het beeldscherm hoort ongeveer op ooghoogte te staan, op een armlengte afstand. Controleer of schermen niet zijn verschoven en of laptopgebruikers een losse standaard, toetsenbord en muis hebben. Werken op een laptop zonder hulpmiddelen is een bekende oorzaak van nek- en schouderklachten.
Let ook op het licht. In de nazomer staat de zon lager, waardoor schittering op schermen vaker voorkomt dan in juni. Zonwering, verplaatsbare bureaulampen of een iets gedraaide werkplek kunnen hier al veel verschil maken. Wil je weten welke kantoormeubelen en accessoires bij jouw situatie passen, dan vind je op Hetbestevoorkantoor vergelijkingen en reviews die je op weg helpen.
4. Luchtkwaliteit en klimaat
Een kantoor dat weken grotendeels leeg heeft gestaan, kan muf ruiken of juist te warm zijn. Laat de ventilatie en eventuele airco controleren en vervang filters als dat nodig is. Frisse lucht helpt aantoonbaar bij concentratie, en dat merk je juist in de drukke weken na de vakantie.
Planten zijn tijdens de zomer misschien verwaarloosd. Geef ze water, haal verdorde exemplaren weg of overweeg nieuwe. Een groene werkplek voelt rustiger en prettiger aan.
5. Een korte check van apparatuur en voorraad
Niets is zo frustrerend als op maandagochtend ontdekken dat de printer niet werkt of het papier op is. Loop daarom vooraf even de belangrijkste zaken na.
Een eenvoudige controlelijst helpt om niets over het hoofd te zien:
- Software-updates op computers en laptops uitvoeren
- Printers, scanners en vergaderschermen testen
- Kantoorartikelen zoals papier, pennen en notitieblokken aanvullen
- Kabels en stekkers controleren op slijtage
- Toegangspassen en wachtwoorden van tijdelijke krachten deactiveren
Betrek je team erbij
Je hoeft dit niet allemaal alleen te doen. Vraag medewerkers in de eerste week of ze klachten of wensen hebben over hun werkplek. Zij merken als eerste of een stoel niet meer goed zit of dat het licht hinderlijk is. Door hen te betrekken, voelen ze zich gehoord en los je problemen op voordat ze tot uitval leiden.
Een frisse start voor iedereen
Met een schone, goed ingerichte en comfortabele werkplek geef je je team precies wat het nodig heeft om het najaar met energie te beginnen. Het kost je hooguit een paar uur voorbereiding, maar het levert weken van prettiger en gezonder werken op. Zet deze vijf punten dus op je agenda voor de laatste vakantieweek, dan staat alles klaar wanneer de eerste collega’s weer binnenstappen.